公关部:说说会议团队接待

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      会议团队是我们的一个重要客源市场。目前世界上会议旅游市场兴旺发达，前段时间中央电视台经济半小时介绍过成都的糖酒会，带动了主办地金牛区的房地产价格上涨20%，许多城市现在也将办会作为一个支柱产业、一个新的经济增长点来抓，称之谓“会议经济”。
我认为，吸引会议团队有许多好处：
      一是市场容量大。许多会议参加人数众多，加上新闻记者和随行人员，下塌宾馆的客人更多，大型会议能给宾馆提供提高住房率的机会。
      二是市场机会多，会议分布全年各个时间，接待会议团陈人能给宾馆带来常年的生意，尤其能够弥补我们这种商务型酒店周末或经营冷淡的状况。
      三是消费额度大。会议平无数住宿时间较其他客人长，加上与会人数众多，因而对食品

www.5ijcw.com 、饮料等的需求量大，能够带动餐饮和其它消费，为宾馆带来其他生意的机会。
      四是社会影响广。一些有影响的会议往往会有大量传播媒介进行报道，这对宾馆是十分难得的提高声誉的机会，客人的口碑更是活广告。
      五是许多会议，如年会、团拜会、展示会、订货会等，由于时间比较；固定，如果能与主办单位长期合作，对于宾馆进行客源预测和经营预算是十分有利的。
关于会议团队的接待，也有自身的特点和规律性，因此其接待必须，也至少要做好以下几个方面的工作：
    第一，会议团队到达宾馆和离开宾馆时间比较集中，因此宾馆的抵离手续就尽可能集中在短时间内完成。对于会议接待，应派专人协同会议组织者核实前将参会名单、人数、性别、职务等资料准备好。如有可能将客人住房进行预分，事先安排好住处，并将客人登记表等准备出来，以加快办理速度。也就是预订工作要尽可能详尽。特别是到来的第一天和走的那天，接待万不能马虎，一定要搞好，这将会给与会者留下长久的印象。
    第二，宾馆要想具备接待各种会议的能力，必须具有相应会议设施和各种类型的会议厅，以尽可能适应各种会议规格的需要。
    第三，会议人数众多，事项繁杂，因此宾馆必须具有组织会议、接待会议的能力，会议接待成功要靠各方面的大力协调、通力合作以及良好的沟通。服务也要跟踪。比如那些会期超过两天的，宾馆就提供多样化的餐饮服务，使客人始终有新鲜感而不是单调乏味。
   

www.5ijcw.com 第四，一定要有售后服务，也就是追踪客人意见，尤其最易发生意见、晚易出问题的餐饮方面更要注意，以图改进。预后的事情要有准备地做。
团体（或团队）接待是酒店服务的一个重要方面，它对于做大酒店营业规模、争取集团规模消费优势、创造酒店整体效益，具有十分重要的意义。为此，酒店必须对团体的接待给予高度的重视，努力做好服务。其中，做好“四个预”非常重要。即预订要详、预备要细、预料要够、预后要做。这“四个项”不得少之。
预订要详  团体接待，无论是会议接待，还是旅游团体，。一般都要先做接待协议书、接待俣同之类的书面接待文件。在这个书面的文件中，除了应具有一般合同的标准、权利、义务、履行方式、违约责任等基本要素之外，还要详细注明：名称（团体名称、会议名称等）、人数、抵离时间、交通工具、用何类房、房价、餐价、用餐方式、菜品、结帐方式（现金、支票、信用卡、挂帐、转帐等）都应尽可能详尽说明。特别是涉及费用的，一点马虎不得，以免事后扯皮，而且有些虽不必见于局面的事项，也要有所了解，为下一步的接待服务打下一个良好的基础。如除了解人数外，还应进一步确定其国籍、男女比例、甚至老纪以及有什么特殊情况等，以便有针对性地服务。如某一台湾团，仅有11人，人数虽不多，但除了领队的中年人外，其他皆为70多岁的老人，将于次日乘早班船离去。由于事先未掌握年龄这个情况，饭店未配备相应接待力量。早晨起床后，老人们行动较为迟缓，影响了查房和退房速度。到了大堂，又有人遗忘了物品，致使结帐时间远远超过了预定的时间，久久滞留，还影响下一个团队的出团，导致客人投诉。

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