酒店会议中心管理初探

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www.5ijcw.com 门负责会议中心的服务与管理工作，固定排班，同时培训部分其他部门的员工比如餐饮部、康乐部的员工，让他们熟悉会议中心的工作要求，对他们的工作进行灵活安排。当会务活动较少时，会议中心的固定员工正常上班，并负责会议中心的卫生、设备保养等日常工作。当会务活动较多时，受培训的机动员工就可前来帮忙，从而有力地解决会议中心的人员调配问题，防止人力资源的无效浪费或员工的过度利用。

     3、注重先进设备的添置与保养

     会务客人尤其是商务客人对会议中心的会议设施通常都具有较高的要求，一般而言，高星级酒店的会议中心须具备同声传译、电脑、电脑投影仪、胶片摄影、幻灯机、录像机文件粉碎器等基本的设施。随着信息技术的发展，许多商务客人对远程电话会议系统、视音频转播系统和网络接口等也提出了要求，它们已经成为现代高级商务会议的基本设施。会议设施设备的先进性和方便性是商务客人和其他类型客人选择会议召开地的第一要求，高星级酒店应根据技术的发展变化情况及其应用趋势及时购置客人所需的会议设施，满足客人的会议要求。会议中心的设施设备通常需要比较细致的维护保养，酒店应制定相关的设备保养制度，并由工程部的专业人士对会议中心的员工进行专门培训，让员工掌握相应设备的操作技能和保养知识，延长高档设备的使用时间。

     4、强调会务信息的交流沟通

     酒店的服务管理是个统一的整体，任何环节的差错都会造成客人的不满意和投诉。会务消费的关联性要求会议中心积极地与其他部门进行会务信息的交流与沟通。许多大型的会议往往会牵涉到酒店的客房部、餐

www.5ijcw.com 饮部、康乐部，甚至涉及到酒店集团的其他经营单位比如旅行社等，会务活动可以说是牵一发而动全身。因此，遇到此类大型会议，会议中心须调用专门的人员与其他部门进行信息的交流沟通，一方面可以帮助会议中心了解会务客人的住店情况和客人的特殊喜好，同时也向其他部门传输会务活动的进程信息，以便其他部门安排接待设施的服务人员，最大限度的保证会务客人在酒店得到顺畅、圆满、个性化的服务。

     5、注重客源的分层选择

     会议中心通常都拥有大小不一、数量不一、档次各异的各类会议室，以满足不同种类客人的不同需求。会议中心应根据客人的具体情况安排相应的会议室对客人，防止会议室过度超载或为了暂时利润而发更高规模、档次的会议室来欺骗顾客的极端情况的发生。客源分层选择的第二层含义是指酒店对承接的会务活动应进行选择，防止盲目接待。酒店应根据自己的服务水平和设施设备的状况选择合适的客源，既不要超标准接待酒店无法或很难接待好的会务活动，也不应承接档次偏低，不利于会议中心设施设备维护的会务活动，否则会带来酒店声誉的受损和设施设备的超常损耗，不利于酒店的可持续发展。

     6、不断创新会议产品

     创新是产品生命的源泉，会议产品同样需要不断输入新的元素，以增加产品的吸引力。创新的方式是多样的，各酒店应根据自己的实际情况来进行设计。比如，为了招徕估务客人，许多酒店采取捆绑销售的方式，推出一种集会议、娱乐、客房和餐饮为一体的特色产品，采用统一的特色价格，通过系列化的服务来吸引会务客人。有的酒店协助会务单位安排旅游活动，或者帮助

www.5ijcw.com 他们策划主题晚会，以庆祝会议的圆满成功，如此等等。总之，通过形式各异的补偿服务，为客人创造价值是会议产品创新的基本原则。高星级酒店会议产品的创新既是为了同类酒店竞争，也是为了能以差异化的产品接受社会专门的会展中心的挑战。

     酒店的会议中心将随着会展旅游的不断发展和更新为酒店带来更多的消费群体，促进消费项目的产生，并给酒店带来更多的商业机会，为酒店创造更多的利润。

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