后台系统如何效率最大化

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    对酒店后台软件应用人员的调查研究显示，许多应用者只利用到了应用软件潜力的一小部分。只有一小部分的用户力图充分发挥软件应带来的效应，使其投入能够带来更多的效益。这就不能满足于仅仅利用所能购买来的软件功能，而要进行充分和必要的开创和革新。我们针对这小部分的用户做了一系列的调查，以解释到底怎样才能更好地利用后台系统。以下是我们得出的结论。

1． 与实际运作人员配合：Frisch’s饭店电子收款系统（POS）经理Terry Winningham建议要将信息技术工作与实际运作结合起来，让饭店员工充分配合信息技术员工的工作。Winningham说：“除非具体操作人员同意，否则我们不采取任何的行动。”这不仅仅确保了后台系统的安装准备工作，而且确保了系统的被认可程度。

2． 建立良好工作关系：安装了后台系统并不是购买过程的结束，相反，它仅仅是一个开始。Wolfgang Puck 大饭店经理Joseph E

www.5ijcw.com ssa说，选择一个软件系统并不仅仅要看它的未来，还要看它的供应商所能提供的支持。Puck饭店用的是Eatec的后台系统。“Eatec优异的技术支持帮助我和我的团队更好地利用此系统，每个月我们都会提出一些新的要求，而他们都会积极地配合解决。”

3． 将问题摆在面前：如果系统遇见了问题而你不能找到任何人帮你去解决，那么即使系统功能再强大也不能真正对你有所帮助，Fatburgers饭店的系统控制经理Alex Alcanter提醒到。“询问系统供应商会提供什么样的支持，支持服务的具体时间，如果系统出现问题系统供应商是否会到场。”这些是在安装系统前必须明确的关键问题。尽管Alcanter比较喜欢e-Restaurant Services的系统，Fatburgers饭店仍旧在签署协议前明确了所有的服务条款。

4．确保灵活性：确保软件适应酒店的业务。Frisch’s的经营管理者以前常常要等到所有的员工完成了工作离店后才能进行一些清算。安装了后台系统后，Frisch’s的经营管理者可以在员工离店之前就开始清算工作了。

5． 不要超负荷：找出可以协助库存管理更好的工作的工具和方法而不要加重他们的负担。“如果你希望他们多做些什么，就必须让他们相应地少做一些什么。” Frisch’s的Winningham说。确保仅仅交给他们那些必须要完成的任务。

6． 运用软件培训员工：要意识到后台系统不仅仅是一个自动处理系统，它是将公司业务带上新台阶的机会。“系统所带来的公司文化方面的变化对公司来说是十分有益的，人们从事实中得到了这样的结论。”奥斯卡餐厅信息技术经理John Gigliotti说。

7．运用软件贯彻公司规章：“在培训的过程中，我们根据公司的规章和政策制定出

www.5ijcw.com 系统的使用手册。这个过程给用户以实例说明此软件是怎样与公司业务结合起来的。” Al Copeland投资公司系统控制经理说。Al Copeland投资公司旗下的饭店安装了Compeat后台软件系统。

8．认真培训：将软件介绍给用户是最关键的一步。Gigliotti说：“培训不仅仅是教给员工该怎么做。培训应该是全方位的，包括培训谁、怎样培训、在哪里培训、什么时候培训、为什么培训、培训对个体意味着什么等等。”对于管理者来说，制定一个切实可行的目标是十分重要的，这包括建立衡量机制和激励措施。但是，对于一些对此存在疑虑的用户来说，这些还是远远不够的。

9． 自动纠错： 拥有300多家Burger King快餐连锁的AmeriKing公司由于微软Great Plains具有自动处理账单的能力而选择了它。因为许多供应商提供给AmeriKing的是列有很多条款的单张账单和票据，这给票据处理带来了很大的困难。过去，每个月有成千上万的单据要处理，而现在，会计只要按一个键就可以进行系统的自动更新了。

10．方便分店： 将后台会计系统安装在公司主服务器上，使得所有终端与其相连，公司员工可以从不同的分店登陆到主机系统。“我们发现这会给我们带来极大的益处，每一个终端都可以及时看到公司的账目录入，相反，总公司也可以及时看到分部的账目。这可以减少双录入所带来的失误。因为这个技术，公司预测也更加精确。”Al Copeland投资公司的Albrecht说。

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    或许对于后台系统应用者来说最重要的并没有在此列出，饭店里那些被认为是有实力的系统应用者不一定是那些从系统开发者那里得到更多培训的员工，也不一定是那些一直在使用系统的员工。事实上，有实力的系统应用者在系统购买和安装之前就开始对其进行研究了。当然，这种研究和学习是永不间断的。具有创新意识的应用者会不断从后台软件和软件供应商那里寻求新的解决方法。

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