酒店采购功能稳定中寻求新思路

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从20世纪80年代末期开始，各种税收方面的优惠政策是酒店业发展的根本原因。在过去的15年中，酒店的采购功能没有多大变化，一直在稳定中逐步发展着，在采购中节约成本也变得更加重要了。
　　采购创造效益
　　酒店也兴起之初，投资者们并不指望和要求特别高的投资回报率。但在当前的经济社会中，人们对酒店利润率的期望已有所改变，希望在保持现有质量水平的同时提高利润率。这就使人们对采购功能产生了兴趣，而且变得更加重要了。如今，酒店经理已经认识到采购部门节省下来的成本是那些在无须增加任何其他相关成本情况下直接记入利润的金额。节省一些钱并不难，难的是在保质保量的前提下创造成本效益。酒店采购并不只是让对方报三次出价然后圈定最低的价格，采购的定义应该是“在正确的时间以正确的价格买进正确的产品”。 这话说起来简单，但是真要把它运用到采购1000—2000件物品中的时候，它对采购部经理就是很大的挑战了。酒店的采购功能为酒店内部各个部门提供支持，不管是为管事部采购化学清洁物品，还是为市场营销部采购办公用品，不管是为会计部门采购计算机用品，还是为餐厅采购食品和酒水，都是如此。
　　采购部经理通常要向酒店的财务经理或财务处打报告。我相信这一程序将来会有变化，因为需要更好的运作方式来管理采购功能。我们需要建立一个来达到为客人服务的共同目标。
　　报告制度改变运作方式
　　报告制度将带来运作方式格局的改变，采购部经理可以直接向总经理或经理助理报告，在高星级的酒店，或直接向负责酒店经营的经理报告。这有利于发扬团队精神，采购部可以直接为客人服务，而不是仅仅为酒店的其他部门提供支持。
　　采购功能的重要性越来越明显，采购部经理的理想使命是使产品成本和服务成本发挥最大效益 ，达到并超过客人的期望值。因此有必要不断地评估产品的规格和特点，使新产品和技术完美地结合起来。采购部机构 采购部可以由3个方面的人员组成：
　　管理人员负责确定价格、选择供应商、采购无库存货品等方面的任务。收货人员管理暂时存放在采购部的物品和按要求必须立即分发到酒店各部门的其他物品。发货人员的发货有两种：一是食品和酒水类消费品，包括食品、烈性酒、啤酒、配料，储存在采购部仓库；二是办公用品、打印好的表格和布草等。这只是酒店物品清单的一小部分，具体数量随酒店的建筑规模和布局而定。
　　责任日益明确分工合作
　　采购部的人员配备和责任分工因酒店而异，取决于酒店的大小和后勤部门的布局。采购部经理跟酒店内的关键经理建立紧密的工作关系是至关重要的。这种关系应该建立在互相信任和诚实的基础上，并对自己的判断有自信心。
随着技术手段和电子通讯手段的进步，沟通的效率更高，采购经理可以在很短的时间内跟很多人进行沟通。采购部经理在日常工作中经常要与多个部门经理进行沟通。
总经理或经理助理就与质量变化有关的事务和牵涉到资本支出的事务进行讨论，如购买2000元以上的设备，或费用超过2000元的采购计划。
餐饮部经理处理没有解决的食品采购事务以及与采购葡萄酒、烈性酒、啤酒有关的事务。
行政总厨解决跟采购食品有关的事务。这方面的事务牵涉到供应商的表现、各种各样的食品市场、食品质量和有关货源的信息。
　　采购经理的一天
　　一个好的采购经理在作决定时，都以所有商业决策的标准数据为基础。任何人都不可能是所有产品的专家，所以产品的规格说明就有了用武之地，所有重要产品都要有书面的规格说明。采购经理应该定期对这些产品进行检测，以便证实它们是否达到标准或超过标准，　其中供应商是最好的信息来源。
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采购部经理一般来说都有一定的工作标准，以下就是某大型酒店公司的采购部经理一天的工作安排：
　　上午7：00 ：当食品和酒水到货时，检查食品和酒水的质量。拒收错发的货物、劣质产品，然后跟供应商联系并澄清问题，必要时选择另一家供应商。每天的采购成本低至3000元，高至50000元，这取决于酒店的大小和业务种类。
　　上午9：00—11：00： 跟厨师长、餐饮部经理开会商量宴会事宜。商量菜单、服务员人数，并检查包房是否已按客人要求准备妥当。

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