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文书管理制度 -文书管理规则

[10-05 23:45:47] 来源：http://www.5ijcw.com 规章制度 阅读：8867次

概要：第二十条合约处理(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。第二十一条副本及图书处理副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。第二十二条电报处理电报视同文书，依本规则办理。第二十三条文书处理要点(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之

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第二十条合约处理

(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。

(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。

（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。

第二十一条副本及图书处理

副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。

第二十二条电报处理

电报视同文书，依本规则办理。

第二十三条文书处理要点

(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。

(二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。

(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。
(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。

第二十四条文件处理期限

(一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。
(二)分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
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2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。

3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。

4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。

5.监印人员原则上于当天完成用印。
6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。
7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。

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第五十五条档案整理

(一)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更机密文件增列表呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具机密文件销毁表呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。

(二)保管人员应于每月底查对机密文件增列表及出国计划书或工作计划表，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。

(三)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。

第五十六条调卷

(一)各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具调卷单注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。

(二)保管人员接到经核准之调卷单，应即开立文件传递记录卡一份，连同密件交予调卷人签收后，文件传递记录卡由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于文件传递记录卡并经调卷人签认后一并存档。

第五十七条副本

机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于机密文件保管备查簿；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。

第五十八条文件管理

经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定议处：
(一)拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。

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