办公室文员的岗位职责及工作说明书

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文件管理
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
1．成文 1．内部通启（MEMO）成文： 2．根据经理要求撰写初稿； 3．请经理核查签字； 4．部门管理制度成文： 5．根据经理要求撰写初稿； 6．审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； 7．审核通过后，送企业管理部审批； 8．呈报总经理审批。 1．发文稿纸
2．发文 1．将文件原件复印存档； ⒉在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部门名称； ⒊到相关部门下发文件； ⒋请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 1．发文登记簿
⒊收文 ⒈收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理； ⒉将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； ⒊将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴； ⒋监督部门人员在阅读文件后，在文件上签 字。 ⒈对于重要的接 待通知，要在 十分钟内向经 理进行汇报； ⒉对于收到的计 划、MEMO等 文件，应检查 有无部门有效 签字人的签 字。
⒋分类存放 ⒈对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放； ⒉对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中； ⒊对于酒店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放； ⒋在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； ⒌在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注； ⒈规章制 度明细 表 ⒈对于标明作废 的文件不能自 行进行处理， 要做好统一保 管。
⒌装订整理 ⒈每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限； ⒉每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。
⒍借用 ⒈部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间； ⒉对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； ⒊外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； ⒋文件归还后，要查看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对于到期没有 归还的文件， 要找该部门负 责人进行跟 催，对于需要 延长使用时间 的，应办理续 借手续。
⒎销毁 ⒈对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字； ⒊将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批； ⒋接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁； ⒌销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式； ⒈文件销毁时要 在现场，确保 文件真正被销 毁，防止资料 外流。

工作项目名称：

表格管理
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
⒈申领 ⒈对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领； ⒉对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批； ⒊对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用； ⒋接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认； ⒌对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 ⒈印刷申 请单
⒉登记 ⒈对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐； ⒉部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人； ⒊月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。 ⒈表格台 帐 ⒉领用登 记表 ⒈发放过程中要 注意核算和控 制表格的月用 量。

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