领班培训-会议管理

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学习要求与目标

1、 了解酒店会议的种类、成本、高效会议的特点和标准

2、 掌握会议管理的过程和基本方法、技巧

能力与素质目标

领班具有的会议组织能力和优秀组织者的基本素质

教学时间：

2学时

教学内容



一、酒店会议的种类

1、非正式会议：因突发事件或简短通知而即时召开的会议，包括酒店会议、部门会议等。

2、正式会议：是依据一定程序而召开的会议，如经理例会、部门例会、班组的班前例会与班后例会、总结表彰会议、专题讨论会和培训会议等

二、酒店会议的成本意识

1、会议是有成本的，领班必须树立会议成本意识，会议的成本包括时间成本、经济成本、机会成本和精力成本等

2、会议成本的公式：

会议成本=出席人时间成本+杂项支出（房租、设备设施等）+机会成本（做其他事情产生的效益）+精力成本

精力成本主要表明会议成本中的间接成本，因为酒店会议的效率与成效，不仅是酒店管

理和经营水平的直接反映，也是一旦形成浪费会议资源、无限制增加会议成本的习惯的话，就会对酒店员工的时间观念、工作效率、工作情绪、员工心态，乃至企业文化等诸多方面产生不良的影响。

会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。

相关知识1：《怎样开会101招》之“如何使会议开得更有成效”（20点）（资料来源：臺灣萬里機構）

开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

1每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择，避免过多。11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

三、会议准备

1、拟定通知，落实通知与会者和跟踪确认

会议通知应该包括参加会议的人员、日期、时间、地点、会议的目的、目标，甚至会议的主持人、组织机构、基本议程、书面资源和与会者应注意的问题。

2、会议准备

（1）会议的目的、目标

（2）会议的主题和主要议题

（3）基本程序

（4）基本的人员、时间、资源的配置

（5）会议组织方式

（6）会议的规则与纪律等

相关知识2：《怎样开会101招》之“会议准备”（26）

为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。26.任何议程变动都必须通知主持人。 27.议程要尽可能短小简单。 28.尽量将议程限制于一页纸上。29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 32.必须将电话转移出会场。 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 35.要找个确保没有干扰的会场。 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 39.座位之间应有一臂长的间隔。 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

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